Prüfung der Einhaltung der Vorschriften im Autohaus
Eine Betriebsprüfung ist nie angenehm und doch gibt es Hoffnung auf eine Prüfung ohne Beanstandung, hierzu sollte man ein paar einfache Regeln zur Dokumentation beachten und sicherstellen, dass Mitarbeiter sich nicht bestechen lassen. Bei Betriebsprüfungen hat das Thema Revisionssicherheit an Aktualität gewonnen und immer mehr Betriebe werden dahingehend geprüft. Die Revisionssicherheit, genauer die Dokumentationspflichten von Unternehmen, ist im GoDB definiert. So mancher Autohausgeschäftsführer wurde mit einer Prüfung kalt erwischt und wünscht sich die Revisionssicherheit früher sichergestellt zu haben.
Schmiergeld im Autohaus - Geheime Machenschaften der Mitarbeiter
Das Thema Schmiergeld genießt nicht immer die Aufmerksamkeit der Geschäftsführung, die es verdient hätte. Gerade beim Verkauf von Händlerfahrzeugen gehört es leider noch häufig zur Praxis, dass illegale Zahlungen stattfinden. Dies schadet dem Unternehmen, weil die Zahlungen meist als Bestechung mit dem Ziel reduzierter Verkaufspreise dienen. Ein Trick der immer häufiger vorkommt sind falsche Schäden am Fahrzeug nach Inzahlungnahme. Hierbei nehmen Autohausmitarbeiter Fahrzeuge ohne Schäden in Zahlung und weisen dann nachträglich einen Schaden aus, welcher den Wert des Fahrzeugs mindert. So fällt der niedrige Händlerpreis nicht auf und der Mitarbeiter wirtschaftet in die eigene Tasche.
Neben dem Schaden für das Autohaus, entsteht auch ein Schaden für den Fiskus was somit die Ermittlungsbehörden auf den Plan ruft. Steuerfahndung und Polizei konzentrieren sich daher vermehrt auf Schmiergeldzahlungen im Autohaus. Häufig ist die Leitung der Autohäuser unwissend, wenn es um die Machenschaften mancher Mitarbeiter geht. Vor Strafe schützt das nicht. Ein Beipsiel ist das Urteil gegen einen Autohändler aus dem Emsland, der wegen Steuerhinterziehung zu mehr als 750.000 EUR Strafe verurteilt wurde.
Zu solchen Fällen kommt es immer wieder. Bei der Schmiergeldaffäre der VW Bank im Jahre 2008 saßen einige Mitarbeiter sogar in Untersuchungshaft. Der Fall hatte damals bundesweites Aufsehen erregt. Diese Beispiele verdeutlichen die Wichtigkeit der Revisionssicherheit im Automobilhandel.
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Wichtig für KFZ Händler: Was heißt Revisionssicherheit?
Revision bezeichnet den Blick nach hinten. Revisionssicherheit bezieht sich also darauf, dass sichergestellt ist, dass Dokumente im Falle einer Prüfung (also einem Blick in die Vergangenheit) vollständig vorliegen und unverändert prüfbar sind.
Aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Dokumente
Die Revisionssicherheit ist im GoDB geregelt, welches festlegt, dass aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Doch welche Unterlagen betrifft das und was genau müssen Sie beachten?
Revisionssichere Prozesse haben folgende Anforderungen an die Dokumentation:
Dokumente müssen im Original vorhanden sein
Es reicht also nicht Kopien digitaler Dokumente vorzulegen. Wenn Sie zum Beispiel eine PDF-Datei haben, welche Sie nach einem Ausdruck nochmal gescannt haben, muss die ursprüngliche Datei weiterhin vorliegen.
Unverlierbar und unveränderbar
Wie der Begriff unverlierbar erahnen lässt, müssen revisionssichere Dokumente gegen Verlust geschützt sein. Außerdem müssen die Dokumente fälschungssicher sein. Das bedeutet, dass sie nach der Ausstellung von niemandem geändert werden können. So muss sichergestellt werden, dass beispielsweise Administratoren die Dokumente nicht mehr einseitig ändern können. Sollte es trotzdem, im beidseitigen Einverständnis, zu Änderungen kommen, so müssen diese Änderungen in einem Versionsprotokoll nachvollziehbar sein. Die jeweiligen Versionen müssen außerdem gespeichert werden. Abseits von professionellen Softwarelösungen gebügt zur Versionsprotokollierung häufig auch eine Tabelle, in der Sie die Versionen des Protokolls benennen und die Unterschiede dokumentieren.
Lückenlose Verfügbarkeit zu jeder Zeit
Ein weiteres wichtiges Kriterium für die Revisionssicherheit Ihrer Prozesse ist die Verfügbarkeit der Dokumente. Nachdem die Dokumente gespeichert wurden, müssen sie jederzeit unverzüglich verfügbar sein. Beispielsweise im Falle der erwähnten Betriebsprüfung.
Maschinell auswertbar
Auswertbar ist in diesem Fall mit lesbar gleichzusetzen. Es muss also möglich sein, dass Maschinen die entsprechenden Dokumente lesen können. Der Gesetzgeber formuliert die Anforderung so: “Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfung mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit” Die Auswertbarkeit hängt also vom Einzelfall ab. Ein PDF Scan genügt beispielsweise wenn ein Dokument nur gedruckt vorlag. Wenn ein Dokument im Original digital vorlag, reicht der Scan eines Ausdrucks allerdings nicht.
Verfahrensdokumentation muss gegeben sein
Die Verfahrensdokumentation ist die hinreichende Dokumentation der Prozesse, welche die Revisionssicherheit gewährleisten. Gemeint sind also die Archivierungsprozesse mit entsprechenden Kontrollmechanismen. Erstellen Sie daher Prozesse darüber, wie welche Dokumente in Ihrem Autohaus archiviert werden. Was passiert mit der Rechnung für ein neues Fahrzeug? Wie wird es archiviert? Wie stellen Sie sicher, dass in dem Prozess nichts schief geht?
Was bedeutet das für Ihr Autohaus?
Die revisionssichere Dokumentation stellt Geschäftsführer von Autohäusern vor große Aufgaben. Es ist nicht nur zeit- sondern auch kapitalintensiv die Dokumentation zu gewährleisten. Häufig nutzen Geschäftsführer teure Beratungsdienstleister aus Angst Fehler bei der Revisionssicherung zu begehen. Das kann man sich sparen, wenn man bei der Auswahl der Dienstleister auf Revisionssicherheit achtet.
Besonders bei der Vermarktung Ihrer Händlerfahrzeuge, sollten Sie auf die saubere und transparente Abwicklung achten. Wenn Sie digitale Online-Auktionsplattformen wie CarOnSale für den Verkauf Ihrer Händlerfahrzeuge nutzen, profitieren Sie, neben vielen weiteren Vorteilen, von der revisionssicheren Abwicklung. Dies garantiert Ihnen Sicherheit und Transparenz.
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